A Importância de um Plano de Contingência durante uma Pandemia

Numa rápida pesquisa no mais conhecido motor de busca mundial, usando apenas as palavras chave “plano de contingência Covid-19”, verifiquei que havia cerca de 220 ligações para páginas em língua portuguesa atualizadas com estes temas nos últimos trinta dias. Visitando alguns dos planos disponíveis, podemos encontrar de tudo: documentos de apenas 3 páginas, mais de 10 e até mais de 20 páginas. O número de páginas não é necessariamente sinónimo de melhor ou pior plano. O maior ou menor detalhe, não é também fator de que o plano é lido e seguido por aqueles a quem se destina.

A experiência que tenho, quer com clientes ou até mesmo na Marsh, onde tenho responsabilidades diretas em relação ao nosso Plano de Contingência e de Gestão de Crises, foi mais uma vez atualizada. Partilho convosco algumas lições até agora aprendidas:

Velocidade – Saber reagir é chave. Quando não somos os primeiros a ser impactados pela “onda”, como foi o caso desta pandemia, devemos ler rapidamente o que se passou noutros países e antecipar medidas, aprendendo com os que primeiro são afetados.

Pessoas primeiro – Certifique-se de que sua equipa entende o que deve fazer (ações pessoais) para se proteger e impedir a disseminação. Ouça e responda às preocupações de cada um. A ansiedade pode ser mais perturbadora do que o próprio surto. Incentive o trabalho a partir de casa, sempre que possível.

Cadeia de fornecimento – Todos importam. O cliente é o nosso destinatário final, mas ele só consegue obter o nosso real valor quando os fornecedores e os colaboradores não falham, quando os acionistas e financiadores confiam. É importante ouvir todos, saber como estão preparados, saber quais as suas necessidades atuais e o que esperam de nós.

Flexibilidade – Nem tudo o que funciona para uns serve para outros. Nem todas as decisões de hoje são as mais corretas amanhã.

Comunicação – Comunicar é fundamental, mas a comunicação interna é crítica. A calma e confiança dos nossos colaboradores revela-se numa boa resposta a clientes e fornecedores.

Simplicidade – As decisões e políticas devem ser comunicadas de forma simples e com um racional facilmente entendido pelos destinatários.

Esperar o inesperado – A ativação e atualização de um plano de contingência é mais eficiente quando há uma equipa multidisciplinar na sua base. Cada um vê o negócio de um ângulo diferente e consegue identificar situações que outros não conseguem ver. Uma boa equipa pondera cenários inesperados – podem ser pouco prováveis, mas acreditem que por vezes acontecem.

Financiar – Todos os dias surgem novidades, da parte do Estado, da banca ou de outras instituições que apoiam as empresas. É imprescindível ter presente os impactos nas necessidades de financiamento, para fazer face a eventuais dificuldades provocadas por atrasos de pagamento e/ou redução de vendas.

Planear – Prepare-se para reduções ou aumentos na procura. Planeie como continuar as operações, se tiver ausências significativas na equipa, seja recorrer à redução de turnos ou ao número de efetivos por turno.

Retomar – A retoma da atividade começa já. O Covid-19 não chegou de um dia para o outro e os seus efeitos podem demorar anos a ultrapassar, mas é preciso preparar o plano de regresso e até mesmo acautelar uma potencial “segunda onda” – acontece nos tsunamis, acontece nos terremotos e pode acontecer nos surtos epidémicos.

Resistência – É perfeitamente admissível que sejam necessárias estratégias para agir durante os 6 a 12 meses (ou mais) de possível interrupção resultantes dos choques na procura.

Além destes aspetos, lembrem-se que há coisas simples, no nosso dia a dia, que não funcionam ou têm de ser acauteladas, nomeadamente para as organizações que decidiram trabalhar a partir de casa. Um plano de contingência simples e eficaz minimiza, significativamente, o efeito da interrupção e ajuda a gerir o negócio com mais confiança neste período de crise.